Guide complet pour choisir le logiciel onboarding idéal pour votre entreprise

 

Le processus d’intégration, appelé aussi onboarding, est un élément crucial du succès et de la croissance d’une entreprise. Il s’agit d’accueillir et d’intégrer efficacement les nouvelles recrues dans l’équipe pour les aider à s’adapter rapidement à leur nouvel environnement et à maximiser leur productivité.

Pour y parvenir, disposer d’un logiciel onboarding adapté aux besoins de votre organisation est essentiel. Cet article vous présente un guide détaillé pour choisir le bon outil qui vous accompagnera tout au long de cette étape clé.

Comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise

Avant toute chose, il faut analyser et identifier quels sont réellement les besoins de votre entreprise en matière d’intégration des collaborateurs. Posez-vous les bonnes questions : Quelles sont les compétences requises pour intégrer rapidement vos nouveaux employés ?

Quels processus souhaitez-vous mettre en place pour faciliter leur adaptation ? Quels objectifs avez-vous en termes de formation et de développement des compétences ?

Évaluer les enjeux relatifs à l’onboarding

Il est primordial d’évaluer les enjeux liés à l’intégration pour être en mesure de choisir un logiciel adapté à votre contexte spécifique. Ces enjeux peuvent varier selon les entreprises, mais certaines problématiques reviennent fréquemment, comme :

  • La réduction du temps nécessaire à l’intégration des nouveaux collaborateurs
  • L’amélioration de la communication entre les différentes équipes et services
  • La mise en place d’un suivi personnalisé et efficace des nouvelles recrues
  • L’établissement d’objectifs clairs et mesurables pour favoriser le développement professionnel des employés

Une fois ces éléments identifiés, il sera plus facile de déterminer quels sont pour vous les critères essentiels qui doivent être pris en compte lors de la sélection d’un logiciel onboarding.

Comparer les fonctionnalités offertes par différents logiciels

Il existe désormais un grand nombre d’outils disponibles sur le marché qui proposent une variété de fonctionnalités pour gérer l’onboarding des nouveaux employés. Pour choisir celui qui correspondra le mieux à vos besoins, n’hésitez pas à comparer ces solutions entre elles en étudiant attentivement leurs fonctionnalités. Parmi celles-ci, on peut notamment mentionner :

Les outils pour faciliter la gestion administrative

Un bon logiciel onboarding doit permettre de simplifier la gestion administrative liée à l’arrivée d’un nouvel employé : création de compte, accès aux documents nécessaires, etc. Ceci est d’autant plus crucial si votre entreprise opère dans plusieurs pays, avec des réglementations différentes en termes de contrats de travail ou de droits sociaux.

Par exemple, certains logiciels offrent un module de Gestion Électronique des Documents (GED) intégré, permettant de stocker, classer et partager plus facilement l’ensemble des documents essentiels à l’intégration d’un nouveau collaborateur.

Les fonctionnalités de formation et de développement professionnel

L’intégration réussie d’une nouvelle recrue passe aussi par une bonne connaissance de son poste, des missions qui lui sont confiées ainsi que la culture d’entreprise. Pour ce faire, un logiciel onboarding proposant des modules de formation adaptés à chaque profil peut s’avérer particulièrement utile.

L’idéal est de choisir un outil comportant également un Learning Management System (LMS) permettant de suivre de manière précise et personnalisée les compétences acquises et celles en cours d’apprentissage.

avantages financiers du logiciel onboarding

La possibilité de communiquer facilement entre les services

Assurer une communication transparente et fluide entre les équipes est primordial pour intégrer rapidement et avec succès vos nouveaux employés. Un bon logiciel onboarding doit donc inclure des outils de communication facilitant les échanges entre les différents acteurs concernés par le processus d’intégration : RH, managers, autres collaborateurs, etc. Vous pouvez par exemple privilégier les solutions dotées de messagerie instantanée, d’espaces de partage de document ou encore de forums internes.

Analyser les avantages financiers du logiciel onboarding

Le choix d’un logiciel onboarding doit également prendre en compte les implications financières que cela représente pour votre entreprise. Ainsi, il convient d’étudier attentivement le modèle tarifaire proposé par les différents fournisseurs avant de faire votre sélection. Vous devrez notamment vérifier :

  • Les coûts initiaux d’acquisition du logiciel
  • Le coût des licences utilisateur (si applicable)
  • Les éventuelles dépenses liées à la formation pour l’utilisation de l’outil
  • Les frais de maintenance et de support technique

N’oubliez pas non plus d’évaluer les économies potentielles que vous pourriez réaliser en réduisant le temps consacré à l’intégration ou en améliorant la productivité de vos employés grâce au logiciel choisi.

Accorder une attention particulière à la sécurité informatique

Un autre élément clé lors de la sélection d’un logiciel onboarding est la sécurisation des données traitées. En effet, un tel outil sera amené à gérer des informations sensibles concernant votre entreprise et vos collaborateurs ; il convient donc de s’assurer qu’il respecte les règles de protection des données en vigueur dans votre pays.

Pour cela, prenez en compte les certifications obtenues par les éditeurs de logiciels, ainsi que leurs engagements en termes de conformité (par exemple, au Règlement Général sur la Protection des Données[RGPD] pour les entreprises européennes).

Pensez également à vérifier quelles sont les mesures de sécurité mises en place pour protéger les accès au logiciel (authentification forte, gestion des droits d’accès…) et les données stockées (chiffrement, sauvegarde…).

Prendre en compte l’ergonomie et la facilité d’utilisation

Enfin, il est primordial d’accorder une importance particulière à l’ergonomie et la facilité d’utilisation du logiciel onboarding sélectionné. Si vos employés rencontrent des difficultés pour naviguer dans l’outil ou comprendre ses fonctionnalités, cela risque de nuire à son déploiement et à votre objectif d’amélioration de l’intégration.

N’hésitez pas à prendre en compte les retours d’utilisation des équipes qui seront amenées à interagir avec le logiciel, ainsi qu’à organiser des périodes d’essai pour vous assurer que celui-ci réponde aux attentes de tous.

Par ailleurs, l’adoption d’un nouveau logiciel peut être grandement facilitée si celui-ci s’intègre parfaitement aux autres outils déjà utilisés par votre entreprise (comme par exemple un ATS [Applicant Tracking System], un SIRH [Système d’Information des Ressources Humaines] ou encore un outil de gestion de projet).

Vous l’aurez compris, pour choisir le logiciel onboarding idéal pour votre entreprise, il faut avant tout avoir une bonne connaissance de vos besoins spécifiques, comparer les fonctionnalités proposées et tenir compte de critères tels que la sécurité informatique ou encore l’ergonomie. Prenez le temps nécessaire pour effectuer ces analyses afin de faire le meilleur choix possible.